Согласно разъяснениям контролирующих органов, налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» учитывают удержанный НДФЛ в составе расходов на оплату труда (см., например, письмо Минфина России 01.06.2018 №03-11-06/2/37590). При этом доходы и расходы при УСН признаются кассовым методом (ст.346.17 НК РФ). С 2023 года НДФЛ уплачивается путем перечисления единого налогового платежа в сроки, определенные п.6 ст.226 НК РФ. Принадлежность сумм денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП, определяется налоговыми органами (п.8. ст.45 НК РФ). 

Должен ли НДФЛ, удержанный при выплате зарплаты, быть фактически уплачен в бюджет для признания в расходах при УСН? Требуется ли подтверждение данными Личного кабинета ФНС?

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», могут уменьшать полученные доходы на расходы на оплату труда в соответствии со статьей 255 НК РФ (пп.6 п.1, п.2 ст.346.16 НК РФ).

К расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам, предусмотренные трудовыми и/или коллективными договорами. При этом начисленные суммы оплаты труда включают в себя налог на доходы физических лиц, подлежащий удержанию налоговым агентом.

В целях применения УСН расходы на оплату труда признаются в момент погашения задолженности перед работниками (пп.1 п.2 ст.346.17 НК РФ). Суммы НДФЛ, удержанные налоговым агентом из доходов работников, учитываются в составе начисленных сумм оплаты труда, поэтому отражаются в составе расходов на дату выплаты работникам зарплаты независимо от того, когда НДФЛ перечислен в бюджет.

Налогоплательщики на УСН не могут квалифицировать удержанные суммы НДФЛ в качестве расходов на уплату налогов по подпункту 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Соответственно, к удержанным суммам НДФЛ не применяется правило об отражении налогов в расходах на дату, когда они считаются уплаченными в бюджет.